5 formas en las que la Inteligencia Artificial transforma la Gestión de Documentos

Ya sea que lo sepas o no, la inteligencia artificial (AI) tiene una presencia omnipresente en nuestras vidas hoy: piensa en las listas de reproducción personalizadas de Spotify o en las listas “Recomendadas para usted” de Netflix, que utilizan la Inteligencia Artificial para seleccionar una elección hecha a medida solo para ti. Ahora su presencia se siente en el área de administración de documentos, con Inteligencia Artificial y la computación cognitiva para revolucionar las formas en que almacenamos, archivamos, procesamos y extraemos información.

Conoce las 5 maneras en que Inteligencia Artificial está transformando los sistemas de administración de documentos

Clasificación y procesamiento automáticos

Si bien la tecnología OCR (reconocimiento óptico de caracteres) permite el reconocimiento de texto, la Inteligencia Artificial lo lleva un paso más allá al poder “leer” la información en ese documento, clasificarla correctamente y automatizar flujos de trabajo basados ​​en esa clasificación, todo en una fracción de la velocidad de la que un humano podría.

Si bien el sistema se guía inicialmente por un conjunto de reglas, sus capacidades de identificación y procesamiento continúan mejorando mediante el aprendizaje automático, lo que significa que puede aprender de la exposición repetida a los documentos, así como de las acciones tomadas por los empleados en esos documentos.

Un sistema de administración de documentos alimentado por Inteligencia Artificial podría, por ejemplo, identificar facturas mediante el reconocimiento de elementos tales como números de factura, líneas de pedido, etc., a pesar de que estos elementos pueden aparecer en diferentes ubicaciones y en fuentes y tamaños variados, dependiendo de cómo la empresa elige formatear sus facturas.

Cuando PepsiCo automatizó su proceso previamente manual de Cuentas por pagar, utilizando la tecnología de ABBYY FlexiCapture para reconocer facturas, en solo 3 meses, el sistema pudo procesar más de 21,000 documentos (o 40,000 páginas) en 5 idiomas diferentes con errores mínimos.

Extracción de datos

Al poder leer información con precisión y comprender el contexto, un sistema de administración de documentos con alimentación asistida por Internet puede llevar la extracción de datos a un nivel completamente nuevo, una habilidad que es más vital que nunca, ya que las organizaciones están inundadas de más y más datos.

Agrupación de documentos

La agrupación de documentos, en la que los documentos se agrupan por temas sin clasificación previa, es otra posibilidad que la Inteligencia Artificial puede hacer.

Esto puede ayudar a las organizaciones a comprender cómo se relacionan los documentos entre sí dentro de un contexto más amplio, y ayudarlos a encontrar similitudes y hacer inferencias que quizás de otro modo no hubieran sido posibles.

Seguridad avanzada

Los sistemas de administración de documentos alimentados con inteligencia artificial pueden ayudar a mejorar la seguridad y proteger los datos de los clientes, detectando información sensible y de identificación personal (PII) y marcando estos documentos para un manejo especial. La clasificación y el procesamiento automáticos también significan que los documentos no se dejan en ubicaciones no seguras mientras esperan ser procesados.

También puede ayudar a imponer el acceso de los usuarios, utilizando técnicas biométricas altamente precisas y seguras, como reconocimiento facial, para identificar a los empleados que tienen permiso para acceder a esos datos, lo que ayuda a evitar la visualización o alteración no autorizada de documentos.

Análisis de datos

Tal vez la perspectiva más emocionante de la Inteligencia Artificial en la administración de documentos es el potencial de análisis y el valor que esto puede aportar a las organizaciones.

Plataformas cognitivas como servicio (PaaS), como IBM Watson, Microsoft Azure Cognitive Services y OpenText Magellan, lleva la gestión de documentos a nuevas alturas utilizando los datos recopilados y aplicando técnicas como aprendizaje automático, análisis predictivo y visualización de datos para mejorar la toma de decisiones, hacer y optimizar procesos comerciales.

Con el advenimiento de la Inteligencia Artificial, los sistemas de gestión de documentos progresan a pasos agigantados, y los primeros en adoptar la tecnología serán los primeros en obtener los beneficios.

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