Estos consejos se aplican independientemente de que sea una Firma de abogados, una corporación, un municipio, una entidad gubernamental u otro tipo de organización.
La tecnología legal del software de revisión evoluciona constantemente y muchas plataformas se están moviendo hacia la nube. Las empresas que compraron soluciones detrás del cortafuegos están reevaluando sus gastos y los departamentos internos están buscando aprovechar sus propias herramientas para reducir costos con un abogado externo. Las empresas que han tenido una suma y una concordancia en el pasado están volviendo a evaluar sus opciones.
Entonces, ¿cómo elegir? Hay muchas, muchas herramientas en el mercado y es una variedad vertiginosa de opciones que no son equivalente a comparar manzanas con manzanas. ¿Cómo puedes reducirlos a tomar una decisión?
Comience con la evaluación de sus necesidades. Debe pensar qué necesita ahora, cuáles son sus capacidades para respaldar una herramienta y qué desea para el futuro. Aquí están mis seis consejos sobre cómo reunir esa información para comenzar a ver sus opciones. Estos se aplican independientemente de que sea una Firma de abogados, una corporación, una municipalidad, una entidad gubernamental u otro tipo de organización:
Evalúe su litigio pasado, actual y futuro
Debe comprender qué ha usado en el pasado, qué está usando ahora y qué es probable que necesite en el futuro. Mire hacia atrás de 3 a 5 años en su cartera de litigios: cuántos asuntos tuvo cada año y divídalos por tipo, por ejemplo: empleo, litigios complejos, lesiones personales, bancarrota, etc. Cada tipo de caso tendrá su propio plan que podrá usar para cubrir sus necesidades. Para cada tipo de asunto, observe cuántos custodios / testigos tenía, el volumen de documentos que conservaba, recolectaba y producía, y la cantidad total gastada.
Haga una lista de todos los tipos de cargos que ha pagado a un abogado externo o a un proveedor, o, si es interno, cuánto deben mantener los sueldos del personal para mantener vivos sus servicios de apoyo a litigios. Obtenga una imagen completa de lo que ha gastado. Compare eso de vez en cuando con lo que anticipa que será su cartera de litigios en el futuro. ¿Hay un cambio regulatorio que aumentará su litigio? ¿Una recesión económica viene que significa que no quiere invertir capital? ¿Está viendo una bendición en el litigio este año que necesita para apoyar durante los próximos 2-4 años (un caso típico puede durar de tres meses a 10 años, con un promedio de 2-4 años)?
Haga las preguntas que son exclusivas de su organización para planificar. Debería terminar con una imagen que calcule cuántos casos puede tener en cada área, un volumen potencial de documentos por caso (en GB) y un costo para cada caso desglosado por gasto (tiempo de abogado, recopilación, alojamiento, procesamiento, etc.). Ahora sabe lo que necesita planear, pero asegúrese de incluir también algunas asignaciones para la segunda solicitud inesperada u otro resultado para su análisis.
Evalúe sus recursos internos
¿Tiene gerentes de proyecto competentes y personal de apoyo de litigio en el personal? De lo contrario, debe planear esos servicios. Se sabe la necesidad absoluta de una gran gestión de proyectos: debe contar con alguien que conozca la plataforma de revisión y comprenda cómo manejar los datos. Tiene opciones: muchas plataformas de revisión tienen gerentes de proyecto en el personal que puede pagar por hora. Si no tiene esos servicios internamente, tenga en cuenta que los necesitará. La noción de gerente de proyecto se está haciendo más conocida ahora que hace un año, pero todavía veo que muchos abogados no comprenden el valor de lo que hace un gerente de proyecto. Si es usted, lea esto y obtendrá una mejor comprensión. Además de un gerente de proyecto, necesita personas que administren el proceso de eDiscovery para cada asunto. Asimientos legales, entrevistas con custodios, gestión de producciones y registros, todo eso y mucho más requiere profesionales expertos. Si corta esas tareas, lo pagará a largo plazo.
¿Detrás de la solución de firewall o una en la nube?
Una solución basada en la nube. La ÚNICA excepción es si ya tiene una relación establecida y que funciona bien con TI para administrar las necesidades de hardware y software que vienen con una solución local. Consultándole recientemente a un abogado sobre soluciones locales que solo tienen un costo único frente al alojamiento continuo de una solución basada en la nube, su argumento fue que algunas empresas no pueden respaldar los costos mensuales continuos. Eso puede ser cierto: que tiene una compra de tarifa de licencia única contra cargos de alojamiento continuo. Pero en realidad ya no es así, esa modelo murió con Summation. Casi siempre tiene una tarifa de mantenimiento anual que paga por las actualizaciones continuas del software Y luego debe tener a alguien internamente que pueda instalarlas y asegurarse de que todo funcione correctamente. Asegúrese de agregar ese salario al costo de su solución local junto con los costos de hardware para actualizar. Esos son todos enormes costos adicionales que los abogados olvidan en el cálculo. También hay muchos, muchos intangibles que no se pueden predecir que significan que tener gente que hace esto para ganarse la vida es un mejor uso de su dinero. Entonces, ¿qué es una solución basada en la nube? Para mí, una solución basada en la nube que le pagas a otra persona para que la aloje. Eso puede significar el uso de una solución como Cloud Nine o DISCO, o puede significar el uso de Relativity con un proveedor de servicios que tenga una licencia local. En pocas palabras, esas organizaciones tendrán a las personas en su lugar para administrar el hardware y el software para mantener su plataforma de revisión funcionando todo el tiempo. Se convierte en su trabajo implementar nuevas características y mejorar los tiempos de ejecución o ayudarlo a encontrar mejores soluciones para formas más rentables de administrar el descubrimiento. También pueden tener recursos de administración de proyectos que puede aprovechar según sea necesario contra tener a alguien en el personal. Una de las claves del modelo basado en la nube es gestionar los datos. Elimine lo que no está usando, pregunte acerca de cómo mover los datos a un nivel inferior cuando está sentado en una moción durante meses o evalúe el análisis de costo / beneficio de retirarlo por completo y volver a colocarlo después de la apelación si el caso Vuelve. Debe tomar decisiones sobre la administración de sus datos en la nube o arriesgarse a pagar más de lo que necesita y a su cliente enojarse.
Presupuesto/Costo
Estas son dos cosas diferentes y necesita pensar en ambas. Hacemos presupuestos para cada asunto individual para nuestros clientes y nuestros costos de tecnología de revisión se transfieren a ellos. Pero también tenemos costos en nuestra empresa que absorbemos cada año incluso con soluciones alojadas: prácticas de evaluación, implementación de una mejor estrategia, informes para los clientes a fin de año o un asunto. ¿Cual es su plan? ¿Pasará los costos y qué costos absorberá? Piense en el proceso para sus casos por cliente y considere cada elemento. También debe asegurarse de comprender todas las posibles partidas individuales de gastos con un proveedor o empresa, y todas deben detallarse por escrito. Por ejemplo, un abogado puede pensar que la producción le había cobrado por ingresar datos y que el alto volumen de producción hizo que sus costos se dispararan. Plan para eso. Sus proveedores deben ser sus socios. Si son níquel y te oscurecen, encuentra a alguien más y rápido. Puedes mover datos y no es tan difícil. Tiene opciones, solo necesita saber cuáles son. Si está pagando por la solución, ¿cuál es su presupuesto? ¿Es realista? Comenzará a tener una mejor idea de si su presupuesto es realista cuando comienza a hablar con los proveedores sobre el volumen de datos que tiene en un año. Ese es el factor determinante. Las licencias de asiento deberían seguir el camino del dinosaurio, pero igual las verás, así que asegúrate de preguntar.
Funcionalidad de la herramienta
¿Cuáles son tus necesidades? ¿Necesita un sistema básico que pueda albergar correos electrónicos, documentos y archivos estándar? ¿Necesitas revisar las redes sociales? ¿Qué hay de audio o video? ¿Quieres ver las hojas de cálculo abiertas en la aplicación? ¿Desea enhebrar el correo electrónico o buscar en clúster? ¿Qué tipo de análisis necesitará? Todas sus preguntas son respondidas por sus datos, sus recursos internos para manejar y administrar los datos y el volumen. Cuanto mayor sea el volumen, más probabilidades habrá de que necesite análisis más avanzados, como clustering o revisión asistida por tecnología. Tenga en cuenta que algunas herramientas son plug-in-play, lo que significa que puede usar una plataforma de revisión y conectar una herramienta de análisis más avanzada según sea necesario. Esa es otra razón por la que necesita personas experimentadas y conocedoras de la tecnología de su lado. Al trabajar con un proveedor o hablar con la plataforma, solicite una lista de características. Hay algunos básicos que quieres que cubriremos en un artículo futuro.
Una estrategia de salida
Nada es perfecto, y no importa cuán bueno sea el proceso de verificación de una herramienta antes de cargar datos, puede que no le guste. Necesita saber cómo obtener sus datos y asegurarse de que no haya “tarifas de salida”. La nube se basa en el costo del almacenamiento, lo que llamamos alojar los datos mes a mes por GB. Si no está alojando, no está pagando. Otra parte de la estrategia de salida es administrar los datos como se mencionó anteriormente. Su proveedor asociado debería hablar con usted sobre el estado del caso y cómo administrar los costos de manera proactiva. Si no lo son, debe considerar si es el socio adecuado para usted o su organización.
La tecnología que está disponible en este momento es tan rentable que empresas de cualquier tamaño pueden costearla. Necesita hacer una evaluación de lo que necesita, investigar herramientas que satisfagan esas necesidades y su estructura de costos. Pero no adquiera un servicio y olvídelo o verá que su bandeja de entrada está llena de facturas que ni usted ni su cliente desean pagar.