Elegir un Software de gestión de documentos

gestión de documentos - Elegir un Software de gestión de documentos Aptus Legal

Elegir las herramientas tecnológicas adecuadas para tu Firma de abogados puede ser una tarea confusa. Después de todo, hay tantos tipos diferentes de productos de software de gestión de documentos disponibles y tantas opciones para hacer cuando se trata de características, precios y seguridad. Examinar el laberinto de información puede ser un proceso lento que puede llegar a ser abrumador rápidamente.

Es por eso que el objetivo de este artículo es poner al día a los abogados sobre sus opciones legales de software. Se expondrá un tipo específico de software, como el software de facturación o de análisis de contratos, y explicaremos las opciones disponibles, incluidas las funciones integradas en suites de software y plataformas independientes dedicadas al manejo de una función de firma de abogados en particular.

La mayoría de las herramientas de software de gestión de documentos discutidas serán aquellas dirigidas a pequeñas y medianas empresas, ya que las grandes empresas tienen necesidades muy diferentes y más complejas. También el enfoque será principalmente en herramientas basadas en la nube ya que incluso los proveedores de software más tradicionales están haciendo la transición de muchos de sus productos a la nube. No se discutirán las herramientas genéricas enfocadas en el consumidor, ya que el software legal específico está diseñado teniendo en cuenta las necesidades de los abogados, tanto en términos de funcionalidad como de seguridad, mientras que el software enfocado en el consumidor no lo es.

Veremos las opciones de software de gestión de documentos para Firmas de abogados solitarios, pequeños y medianos. Debido a que la práctica de la ley es intensiva en documentos, las empresas de todos los tamaños tienen necesidades de administración de documentos. Algunos confían en los sistemas de creación de carpetas integrados en su software de procesamiento de textos, pero la mayoría de las empresas requieren un sistema más robusto. Ahí es donde entra el software de gestión de documentos.

El software de gestión de documentos está diseñado para proporcionar un sistema de organización integrado para sus documentos. Los documentos pueden estar asociados con archivos de casos o asuntos, y el acceso puede estar limitado a ciertos usuarios de la empresa. Algunos sistemas más robustos incluyen versiones de documentos y pistas de auditoría que rastrean el acceso de los usuarios a los documentos. Las características de colaboración y uso compartido de documentos también se integran en algunas plataformas y permiten compartir de forma segura y externa con clientes, co-abogados, expertos y más. Otra característica incluida en algunos productos de software es la conversión de documentos escaneados en formato de reconocimiento óptico de caracteres, que crea archivos PDF con búsqueda e indexados.

Las necesidades de administración de documentos de tu empresa dependerán en gran medida del tamaño de tu Firma de abogados y de las áreas de práctica manejadas por su empresa. Algunas áreas de práctica son mucho más intensivas en documentos y, por lo tanto, requieren un software de gestión de documentos más sólido.

Para los abogados solitarios y de pequeñas Firmas con prácticas que no requieren un gran número de documentos, como abogados de familia, abogados de bienes raíces y de confianza, un sistema independiente de administración de documentos es probablemente innecesario. En cambio, las funciones de administración de documentos integradas en la mayoría de los sistemas de administración de prácticas legales como Rocket Matter, Clio o MyCase serán a menudo suficientes y más rentables que el uso de software de administración de prácticas legales y software de gestión de documentos.

Las funciones de administración de documentos incorporadas en el software de administración de prácticas legales generalmente incluyen la capacidad de almacenar y asociar documentos con asuntos de clientes, versiones de documentos básicos y la capacidad de compartir documentos utilizando portales seguros en línea. Algunos incluso permiten la colaboración de documentos utilizando portales de comunicación segura, una funcionalidad que es aún más importante a raíz de ABA Formal Opinion 477, donde el Comité Permanente de Ética y Responsabilidad Profesional de ABA concluyó que la información del cliente particularmente sensible ya no debería compartirse usando el cifrado de correo electrónico.

Por supuesto, algunas Firmas de abogados pequeñas y medianas tienen requisitos de administración de documentos más complejos. Tres de los principales sistemas autónomos para que estas empresas consideren son iManage, Worldox y Netdocuments. Worldox e iManage han existido durante años como soluciones basadas en premisas, y ambas han sido implementadas recientemente basadas en la nube. Netdocuments, por otro lado, siempre ha sido una solución basada en la nube. Esto significa que Netdocuments fue diseñado para trabajar y aprovechar la funcionalidad de la nube desde el principio, mientras que las versiones en la nube de Worldox e iManage se basan en la funcionalidad y las funciones que se encuentran en su software basado en premisas.

Las tres plataformas ofrecen funciones avanzadas de administración de documentos. Además, también incluyen versiones robustas de documentos, pistas de auditoría y conversión de OCR a partir de escaneos que permiten la indexación de documentos y funciones de búsqueda. Cada una de ellas también incluye herramientas de gestión de correo electrónico, capacidades de gestión del conocimiento y otras funciones específicas para grandes empresas, incluidas integraciones clave con Office 365, plataformas de descubrimiento electrónico y más.

Finalmente, dado que todos los sistemas de administración de documentos mencionados anteriormente -tanto las opciones independientes como las incorporadas- están basados ​​en la nube, el acceso a documentos móviles está disponible sin importar qué solución de software elijas. Cuando los documentos de tu empresa se almacenan de forma segura en la nube, puedes acceder a ellos de forma fácil y segura desde cualquier ubicación a través de la aplicación móvil del programa de software que elijas utilizando cualquier dispositivo habilitado para Internet.

Con el software de administración de documentos de hoy en día, ya pasaron los días de la lucha por encontrar documentos. En cambio, podrás acceder, compartir y colaborar rápida y fácilmente en los documentos de tu empresa, sin importar dónde te encuentres. Otra ventaja es que con el software de administración de documentos basado en la nube, estarás en camino de digitalizar los documentos de tu Firma, lo que le permitirá a tu empresa pasar fácilmente a la presentación electrónica cuando sea necesario en su jurisdicción.

Entonces, si todavía no estás utilizando el software de administración de documentos en tu Firma de abogados, ¿qué mejor momento que ahora para hacer el cambio?

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