Encriptado de Worldox en Reposo (WEAR)

Encriptado de Worldox en Reposo

¿Por qué es importante la seguridad?

Según la Asociación Americana de Abogados, “en 2012, el 90% de los encuestados dijeron que su organización había experimentado un incumplimiento en la seguridad de los documentos”. Como resultado, los clientes están exigiendo garantías de seguridad, y su cumplimiento antes de trabajar con una nueva Firma Legal que pueda tomar sus negocios hacia otro lugar si sus abogados existentes no cumplen con sus requisitos de seguridad.

También en el 2012, se agregaron algunos comentarios a las Reglas Modelo ABA, en relación a las precauciones razonables que deben tomar los abogados para proteger específicamente la información electrónica de sus clientes, y mantenerse a la vanguardia de la tecnología necesaria para así poder representar a sus clientes de forma competente en el área.

En estos tiempos cambiantes, muchos abogados todavía luchan por entender los complicados requisitos para la protección de datos del cliente. Para los que están sujetos al HIPAA, esta falta de comprensión es potencialmente aún más perjudicial ahora que la Oficina de Derechos Civiles (“OCR” siglas en inglés) dentro del Departamento de Salud y Human Services (“HHS”) comenzará las auditorías este año.
En la última encuesta de tecnología de ILTA, no es sorprendente que en su lista de los 3 principales problemas de tecnología o dentro de los bufetes de abogados, la seguridad y la gestión de riesgos estaba en la parte superior de la lista.

Si usted representa a los proveedores de salud y los bancos o si sólo está preocupado por sus obligaciones éticas de proteger los datos de sus clientes, una cosa es cierta: la seguridad debe elevarse por encima del nivel de “molestia” y debe convertirse en una prioridad para los bufetes de abogados. La seguridad debe ser algo rutinario y una parte aceptada de la práctica del derecho.

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¿Por qué necesita el Encriptado?

Una manera de proteger los documentos es cifrándolos. Cifrar los archivos significa volverlos ilegibles para cualquier persona que no esté autorizada para verlos. La tecnología del encriptado es un componente crítico para cumplir con las necesidades del cliente en cuanto a la protección de sus datos, así como para el cumplimiento de HIPAA y otros requisitos. Es por ello la importancia en el valor del Encriptado de Worldox en Reposo.

Si bien existen muchos tipos de cifrado y muchas formas de encriptar documentos, todos deben entender que los requisitos normativos y de los clientes generalmente indican que los documentos deben ser cifrados tanto en tránsito como en reposo. Muchos han pensado en esto cuando se trata de medios portátiles o extraíbles, como las laptops, teléfonos inteligentes y dispositivos USB, pero de nuevo, según la encuesta de ILTA del 2015, son muy pocos los computadores de escritorio encriptados y sólo un 9% de los encuestados confían en el hardware del servidor de archivos para el cifrado.

La encriptación en reposo puede lograrse de muchas maneras, algunas de las cuales son bastante incómodas de usar incluso para aquellos autorizados a acceder a los datos. La más reciente encuesta de tecnología de ILTA enumera el reto de seguridad de la firma de abogados más importante como la capacidad de equilibrar la seguridad con la usabilidad. Bruce Schneider, especialista en seguridad y privacidad, lo expresó claramente cuando dijo que “el cifrado funciona mejor si es omnipresente y automático. Debe estar habilitado para todo por defecto, no como una opción que sólo se encienda cuando se esté haciendo algo que se considere digno de protección”.

World Software Corporation ha adoptado este enfoque para nuestra revolucionaria e innovadora función: Worldox Encriptado en Reposo (o “WEAR”, siglas en inglés).

¿Por qué es WEAR la mejor solución?

Un socio de David & Gilbert le dijo recientemente a ACEDS que “la situación ideal sería cifrar todos los datos”. Agregó que esto “es muy improbable en el clima de negocios de hoy, porque encriptar todos los documentos sería muy costoso y demorado”. Por ende, implicó que mejorar las políticas de retención y la institución de políticas de clasificación de datos pueden reducir en gran medida el gasto de cifrado.

Para lograr el cifrado al nivel de un hardware, incluso la más básica tecnología SAN cuesta decenas de miles de dólares, y requiere personal interno o consultores externos que tengan la experiencia necesaria para mantener y supervisar los productos.

WEAR se desarrolló con la idea de que, dado que el cifrado de documentos pronto será una necesidad debido a la afluencia de influencias nefastas que parecen aumentar cada día, esta tecnología debe ser asequible para empresas de todos los tamaños. Debido a que se construye como un componente del sistema de Gestión de Documentos de Worldox, podrá trabajar con su sistema de clasificación de datos y sus políticas de retención para mantener seguros todos sus datos o solo los datos que se consideren más expuestos. No se requiere ningún costoso hardware adicional para implementarlo, haciendo que el cumplimiento de los requisitos de los clientes o normativos sean alcanzables para todos.

WEAR, junto con la integración de Active Directory y la capacidad del Ethical Wall integrado de Worldox, puede ser la columna vertebral de su infraestructura de seguridad.

Que cumpla con los clientes y normativas es genial, pero ¿puede realmente proteger nuestra información?

La seguridad es más que simplemente marcar una casilla en un cuestionario de seguridad o pasar una auditoría. Se trata de proteger los datos confidenciales de los clientes de la exposición. La tecnología WEAR protege los datos de muchos tipos de amenazas diferentes.

Con una unidad en la que los datos de Worldox se almacenan por robo, estos serán inaccesibles sin el software del cliente para ese sitio.

Los archivos tomados del sistema de archivos mediante una infracción a través de malware o por una persona en el sitio con intenciones maliciosas, no serán legibles fuera del software del cliente de Worldox desde el sitio en el que se cifraron los archivos. Si los hackers inteligentes intentan eliminar los documentos y el software, nuestra avanzada tecnología aún no permitirá el acceso a los archivos cifrados.

Debido a que los archivos cifrados tienen la extensión WEAR, las típicas infecciones de virus no los afectarán.

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