Firma elige contentCrawler para el cumplimiento de Protección de Datos

Delphi, una de las principales firmas de abogados comerciales de Suecia, ha elegido ContentCrawler de DocsCorp como parte de su estrategia de cumplimiento de la Norma General de Protección de Datos (GDPR). La firma seleccionó el módulo contentCrawler OCR para ayudar a abordar el problema de “datos oscuros” que se descubrió después de una auditoría de sus sistemas de archivos.

La auditoría encontró que el 30% de los documentos en el Sistema de Administración de Documentos iManage (DMS) de la empresa no se podían buscar. Casi el 70% de estos fueron archivos PDF basados ​​en imágenes, lo que socava la capacidad de la empresa para administrar los datos personales de los clientes y para responder adecuadamente a una solicitud de acceso al sujeto de datos (DSAR por sus siglas en inglés Data Subject Access Request).

Para que una organización cumpla por completo con DSAR o solicitudes de devolución de datos, borrado o portabilidad, debe poder buscar en su DMS todos los documentos relevantes. En el caso de Delphi, escaneó las licencias de conducir y los pasaportes con fines de identificación sin necesidad de grabar los documentos de imagen resultantes. La firma terminó almacenando grandes cantidades de datos personales que eran efectivamente invisibles para la tecnología de búsqueda, poniendo a la empresa en riesgo de incumplimiento.

Delphi examinó la herramienta iManage OCR, pero el problema era que se limitaba solo al DMS. Para un mayor cumplimiento, las empresas necesitan ampliar los documentos de red y OCR en todos los repositorios sin limitaciones. Fue por esta razón que la firma decidió ir con contentCrawler de DocsCorp. ContentCrawler se puede configurar para documentos OCR en otros repositorios y sistemas.

Henrik Järnberg, jefe de TI en Delphi, dijo: “Las firmas legales no solo almacenan archivos en el DMS, sino que también almacenan documentos en sus archivos compartidos de red. Como los documentos OCR de ContentCrawler en todos estos repositorios, sus resultados de búsqueda han mejorado mucho y eso es muy importante para cumplir con el GDPR “.

El vicepresidente de ventas de DocsCorp para Europa, Oriente Medio y África, Sam Jefferies, dijo: “Nos comprometemos a ayudar a clientes nuevos y existentes a cumplir con los requisitos de GDPR, especialmente en lo que respecta a la información personal que poseen. Delphi es una de muchas empresas en Europa que ahora usa ContentCrawler para descubrir datos oscuros no indexados para la búsqueda, procesarlos de modo que cada palabra en cada documento sea totalmente de búsqueda de texto “.

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