Optimizar una firma legal con tecnología

¿cómo optimizar una firma legal?

La demanda del tiempo actualmente es una realidad con la que todas las industrias están batallando, ya que es necesario desarrollar la mayor productividad de sus colaboradores en el menor tiempo posible, al menor costo y enfocando las energías en hacer crecer la empresa.

Lo mismo pasa con una firma de abogados. El tiempo que se le destina a cada cliente y cada caso es prioridad, ya que son el motor de desarrollo y crecimiento de la misma. Pues bien, también son muy importantes las tareas de administración y gestión de la información por cliente, y sobre todo cómo se organiza de manera segura y eficiente dicha información, que sea fácilmente accesible y que corra el menor riesgo de perderse, borrarse o afectarse.

Es aquí cuando la tecnología en la actualidad ofrece diversas soluciones para alivianar estas tareas de gestión de clientes, organización de documentos y facturación, y si se utilizan correctamente, los beneficios son inmensos. Si además se consigue una solución que esté creada especialmente para las necesidades de un rubro en específico, como el legal, los beneficios son incluso mayores.

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Pongamos un ejemplo. Todas las empresas necesitan una solución que les ayude a gestionar, monitorear y actualizar la información sobre la gestión de sus clientes actuales y potenciales (cuándo se les contactó, qué resultado obtuvo ese contacto, quién los contactó, en qué estado se encuentra la negociación, cuándo se le debe volver a contactar, etc). Para esta organización en específico se creó el CRM (Customer Relationship Management), que es un software que ayuda a mantener organizada y actualizada toda la información concerniente a cada cuenta y a cada cliente y es sumamente valiosa para prospectar cierres de negocios próximos, o renovaciones.

Con una agenda o un cuadro en Excel se puede organizar esta información, ¿pero quién la actualizó?, si tuvimos problemas con algún cliente ¿en dónde quedó registrado?, ¿por qué ya no están contestando nuestras llamadas?, ¿en qué quedamos la última vez que conversamos con esta empresa o cliente?, ¿cuándo debíamos volver a contactarlo?, si cambiamos de colaborador y una nueva persona comienza a realizar la gestión, ¿cómo va a poder saber el estado de cada cuenta?. Prácticamente se empezaría de cero en cada oportunidad por no contar con tecnología que ayude a organizar y mantener actualizada toda la información.

Para las Firmas de abogados, también es sumamente importante contar con este tipo de tecnología, pero tanto de clientes como de casos. Y ciertamente, tener la información en un cuaderno, agenda o en un cuadro de Excel requiere mucho más tiempo de gestionar, además que es fácilmente extraviable, dañable y complejo para que varias personas compartan información y puedan acceder a la misma en el momento necesario.

Es por ello que una de las características principales que debe tener la solución de CRM que se escoja para optimizar una firma legal es que debe ser en la Nube. De esta forma, desde cualquier dispositivo y en cualquier lugar, mientras se cuente con Internet se podrá acceder a la información en tiempo real, agregar nuevos datos y supervisar qué está pasando mientras se está en la oficina.

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Otra herramienta muy útil para poder optimizar una firma legal con tecnología es contar con una herramienta de contabilidad y facturación. Si bien se puede manejar la información en cuadernos contables, el problema principal es la fragilidad de mantenerla segura y accesible. Tener un software que almacene, organice y ayude a facturar rápida y correctamente es una gran ventaja para optimizar tiempo y delegar tareas administrativas de manera eficiente.

Mejor aún es invertir en un software que cuente con ambas soluciones, ya que se alimenta la información una sola vez, y se puede acceder a ella para ambas tareas de manera rápida y segura. De esta forma se ahorra mucho tiempo y es un gran apoyo para dedicarse a prospectar clientes potenciales, cuidar clientes actuales y supervisar la gestión de los colaboradores cuando sea necesario y desde cualquier lugar.

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