Sistemas de gestión de documentos que encajan en el lugar de trabajo digital

DMS ECM 300x200 - Sistemas de gestión de documentos que encajan en el lugar de trabajo digital Aptus LegalA pesar del debate en curso sobre cuál tecnología debe y cuál no debe estaren un lugar de trabajo digital, las “viejas” tecnologías de trabajo tradicionales siguen creando problemas. En uno de sus informes de investigación a fines del año pasado, la Asociación de Profesionales de la Imagen e Información (AIIM, por sus siglas en inglés Association for Image and Information Professionals) señaló que las empresas todavía están luchando con si necesitan sistemas de gestión de documentos o un sistema de gestión de contenido empresarial.

Diferencia entre ECM y DMS

En la investigación titulada ECM vs. DM – Rivality by the Numbers (libre después del registro), AIIM describe ECM(Enterprise Content Management) como una sola tecnología, metodología o proceso. Más bien es un esfuerzo concertado de estrategias, métodos y herramientas que se utilizan para capturar, procesar, acceder, administrar, medir, almacenar, integrar, preservar y entregar información que respalde los procesos organizacionales clave a lo largo de todo su ciclo de vida. Permite búsquedas dentro de los datos estructurados y no estructurados de un documento de acuerdo con las reglas comerciales establecidas en la etapa de captura.

Sin embargo, un sistema de gestión de documentos (DMS) está específicamente diseñado para administrar todos los documentos de las empresas que se digitalizaron y necesitan ser utilizados en diversos procesos comerciales en toda la empresa, según el informe, son sistemas y softwares para capturar, almacenar, administrar y rastrear documentos e información digital en papel capturada a través de un escáner de documentos. Muy a menudo se almacenan en un formato insondable como un PDF que requiere búsquedas de información en el nivel del documento.

A pesar de que estos sistemas han existido desde finales de la década de 1990, muchas empresas todavía están luchando con ellos, incluso mientras construyen nuevos lugares de trabajo digitales. La investigación encontró que el 39 por ciento de las organizaciones todavía están trabajando en proyectos de administración de documentos a nivel departamental o están integrando las capacidades de administración de documentos en todos los departamentos, a pesar de que esto ha sido una prioridad para muchos durante años.

Además, el 38 por ciento dice que sus sistemas de administración de documentos tienen dificultades para superar sus necesidades organizativas para superar la dispersión de la información y los silos de datos, analítica / gestión de procesos (25 por ciento) y soporte en la nube (24 por ciento), mientras que el 55 , tipo de contenido de alto riesgo sin gobierno.

Para aquellos que están tratando de construir lugares de trabajo digitales, esta no es una buena noticia. Si las empresas todavía están luchando con la administración de documentos, agregar nuevas tecnologías digitales en la mezcla empeorará las cosas.

La investigación concluye: “A medida que sus sistemas ECM / DM se vuelven cada vez más críticos para el negocio, asegúrese de mantenerlos actualizados, aprovechando las últimas capacidades de captura y procesos inteligentes, especialmente la automatización del flujo de trabajo”.

El papel crítico de los sistemas de gestión de documentos

IManage, con sede en Chicago, construye soluciones de gestión de productos para firmas de abogados, departamentos jurídicos corporativos y otras firmas de servicios profesionales, como servicios contables y financieros. Según Deniece Moxy, director de marketing de producto de iManage, un sistema de gestión de documentos sigue desempeñando un papel fundamental en la fuerza de trabajo actual. Los profesionales conocedores de hoy en día tienen grandes expectativas para las aplicaciones que usan, simplemente porque crecieron utilizando aplicaciones de consumo como Google, Facebook y Amazon; en otras palabras, aplicaciones que proporcionan una interfaz de usuario consistente en computadoras, teléfonos móviles, tabletas y otros dispositivos. , así como una experiencia intuitiva que requiere poca o ninguna capacitación. Al mismo tiempo, estas aplicaciones también incluyen funciones sofisticadas que parecen anticipar sus necesidades, como Amazon, que sugiere una compra basada en un producto que usted compró recientemente, o Netflix recomendando programas que le pueden gustar.

Teniendo en cuenta todo esto, argumenta, no sorprende que cuando los nuevos profesionales con conocimientos digitales se unen a las empresas en la actualidad, conseguir que adopten muchos de los sistemas de gestión de documentos existentes de estas organizaciones puede ser una tarea difícil. “A menos que las aplicaciones brinden la misma experiencia de usuario móvil, intuitiva, inteligente y colaborativa que las aplicaciones para el consumidor con las que crecieron los profesionales de hoy en día, lo más probable es que sean reacios a utilizarlas en todo su potencial”, dijo.

Moxy dijo que a medida que las empresas deciden en qué sistemas de gestión de documentos u otras aplicaciones invertir, aquí hay tres capacidades de aplicación que deberían considerar:

  • Móvil: en cualquier lugar y en cualquier momento, el acceso al producto de trabajo crítico es crucial. Los profesionales de hoy trabajan sobre la marcha, en la oficina y de forma remota, por lo que esperan un acceso móvil fácil a las aplicaciones en todos sus dispositivos. Esto incluye la búsqueda rápida y la ubicación de documentos críticos, tomando menos clics para llegar a la información que uno desea.
  • Intuitivo e inteligente: los profesionales buscan que sus herramientas digitales sean intuitivas y confiables, y especialmente capaces de anticipar sus necesidades. Estas herramientas deberían ofrecer potentes capacidades que les permitan trabajar de forma más inteligente. Por ejemplo, las aplicaciones DMS deben recordar los términos de búsqueda anteriores y sugerir futuras consultas basadas en ese historial y proporcionar información en tiempo real relevante para la tarea en cuestión.
  • Colaborativo y seguro: los profesionales de hoy en día están acostumbrados a colaborar a través de las aplicaciones que utilizan, como Google Docs. Quieren que el DMS de su empresa y otras aplicaciones funcionen de la misma manera para admitir la colaboración cruzada y el fácil intercambio de archivos. Más allá de la facilidad de uso, estas herramientas deben permitir compartir documentos de forma segura con la capacidad de habilitar diferentes permisos de usuario y restringir el acceso a los documentos cuando sea necesario.

El sistema que describe Moxy es un sistema de gestión de documentos para el lugar de trabajo digital y no los sistemas patentados de hasta cinco años atrás que eran engorrosos, difíciles de implementar y respondían a las cambiantes realidades del negocio muy lentamente. Michael Graham, CEO de Epilogue Systems, con sede en Filadelfia, agregó que el cambio en el lugar de trabajo digital también está forzando a DMS a cambiar también. Los sistemas de gestión de documentos (DMS) deberían desempeñar el papel de “fuente de verdad” para las organizaciones, pero como el lugar de trabajo se digitalizó y cada vez más sistemas son capaces de crear (y distribuir) documentos, el rol del DMS como fuente única de verdad ha disminuido, o al menos se ha vuelto mucho más difícil de mantener.

“Los sistemas de gestión de documentos deben comunicarse de manera efectiva con los motores de creación de contenido distribuido, específicamente las aplicaciones en la nube, a través de API, haciendo que el DMS sea el centro y las API los radios hacia los motores de creación de documentos. Esta es una solución más modular y escalable donde el proceso sirve a la empresa, en lugar de hacer que la empresa sirva el proceso “, dijo.

Sistemas de gestión documental y reconocimiento de voz

A pesar de parecer estar en desacuerdo con las nuevas tecnologías digitales en el lugar de trabajo digital, Mark Geremia de Nuance, que desarrolla la tecnología de reconocimiento de voz, dice que la administración de documentos se adapta muy bien, por ejemplo, a las tecnologías de reconocimiento de voz.

Desde el lanzamiento de Siri y Alexa, la adopción de capacidades avanzadas de reconocimiento de voz está creciendo, especialmente en industrias que incorporan prácticas pesadas de documentación, lo que permite una creación, edición y gestión de documentos más sencilla. También está reduciendo la cantidad de repeticiones involucradas al trabajar con documentos, como llenar formularios o presentar informes, lo que les permite desarrollar nuevas e innovadoras formas de trabajar de manera más inteligente, aumentando la productividad y la eficiencia de los empleados.

“A medida que más organizaciones e industrias avanzan hacia las oficinas sin papel y las herramientas de colaboración de código abierto, muchos se ven obligados a reevaluar sus procesos de documentación con el fin de implementar estrategias de transformación digital exitosas”, dijo.

A este respecto, dijo que Nuance está trabajando con algunas organizaciones grandes en una variedad de industrias para ayudar a implementar estas estrategias, que incluyen educación, servicios financieros, atención médica, legal y de cumplimiento de la ley, entre otros.

La línea de fondo

Los sistemas de gestión de documentos en los lugares de trabajo digitales deben ser compatibles con la gama completa de generación de documentos, uso compartido, interacción y gestión de derechos. Algunos líderes empresariales piensan que si un documento se abre en formato PDF, se digitaliza correctamente y cumple su función. Sin embargo, los documentos digitalizados vienen completamente cargados con una gran cantidad de funciones, o al menos deberían hacerlo, con el sistema de administración de documentos correcto.

La verdadera gestión integral de documentos comienza con la generación de documentos, según Doug Rybacki, director de productos de Conga, con sede en Seattle, Washington. A través del apoyo de AI y el aprendizaje automático, las organizaciones de todo tipo, desde universidades hasta firmas legales y hoteles, pueden beneficiarse de los sistemas de administración de documentos que predicen el lenguaje y las cláusulas que deben usarse en cada documento único.

Los sistemas de gestión de documentos también deben facilitar la colaboración empresarial con el seguimiento de esos procesos. Los documentos comerciales más importantes son editados por varias personas dentro de su propia organización, se comparten internamente, se negocian con un cliente o proveedor, se comparten con ese cliente o socio y se firman.

La productividad de un departamento se puede aplastar cuando hay de cinco a diez ciclos revisando diferentes versiones de un documento importante. Cuando los documentos se basan en la nube y son colaborativos, las ediciones se pueden realizar y revisar en tiempo real, lo que permite un mayor rendimiento en otras áreas centrales del negocio. “Los sistemas de gestión de documentos deberían hacer que el documento final o el contrato sea aceptable para clientes de todo tipo. Ya sea a través de una función de firma electrónica para aprobaciones continuas de múltiples partes, o una opción para hacer una línea roja de contratos y volver con una segunda oferta, un principio clave de los documentos digitalizados es la transparencia del cliente “, dijo Rybacki.

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