Cuida el conocimiento y la propiedad intelectual de tu organización.
Cada año, la cantidad de información que posees se eleva… una vez más. La información que posees — información que tú has pagado para crear — representa una enorme y potencial ventaja competitiva. Pero esa ventaja competitiva desaparece si las personas no pueden acceder a la información adecuada en el momento que la necesitan.
En muchas organizaciones, esto todavía es imposible. Según una estimación reciente, el 15% de todos los documentos están fuera de lugar, y en algunos entornos hasta el 30% de la jornada laboral se destina a buscar información. El hecho es que, cuando se trata de encontrar lo que estás buscando, con demasiada frecuencia los discos duros que compartimos hoy en día, las intranets, e incluso los sitios web pueden ser “vertederos electrónicos”.
Sin contar con formas efectivas y coherentes para gestionar los documentos, a las organizaciones les resulta más difícil de lo que debería ser abordar problemas como la retención de documentos y el cumplimiento. Quizás lo peor de todo, es que las empresas pierden oportunidades – ya sea porque no pueden identificarlas, o porque no pueden responder con la suficiente rapidez.
Valor del Sistema de Gestión de Documentos de Worldox: La Gestión de Documentos es la solución.
Más que documentos: organizaciones y personas
La Gestión de Documentos no es sobre documentos: es sobre organizaciones y personas.
Reúne todas las fuentes de conocimiento de una organización, incluidas las comunicaciones relevantes por correo electrónico y los documentos escaneados en papel, además de los habituales documentos de procesamiento de textos y hojas de cálculo, potencialmente todo lo que puede almacenarse como un archivo.
Se parte de la premisa de que el contenido que creas – en cualquier forma – es un activo clave en la organización. Debería ser fácilmente accesible a cualquier persona del equipo que lo necesite, y cuente con la autoridad para verlo… e inaccesible para cualquier otra persona que no la tenga.
Tu contenido nunca debería ser “invisible”– y, por ende, inservible – cuando su creador se vaya de la organización, o salga de vacaciones, o simplemente no quiera copartirlo. Implementada correctamente, la gestión de documentos se encarga de asegurar que eso no pase.
Los estudios sugieren que el 80 por ciento del conocimiento de una empresa se almacena como datos no estructurados. Al ayudar a impartir una estructura a este conocimiento, los sistemas de gestión de documentos abordan tres problemas principales:
Organización, control y acceso.
Mejorando la Organización, el Control y el Acceso
Cuando eliges un sistema de gestión de documentos avanzado, como Worldox, puede perfilar su nueva información de forma rápida y sin dolor, de manera que sea accesible exactamente cuando y donde sea necesario. Sus opciones para crear perfiles y organizar documentos son prácticamente infinitas. Si eres un bufete de abogados, puedes comenzar organizando sus documentos por el cliente y el caso en cuestión.
Estas categorías de alto nivel son sólo el comienzo: una vez que hayas organizado tu sistema y empezado a perfilar tus documentos, tu gente puede llegar al conocimiento de todo tipo de nuevas formas. Con todo el mundo siguiendo las mismas reglas coherentes y aplicadas, los documentos cruciales que antes se perdían, ahora aparecen rápidamente cuando se buscan.
La Gestión de Documentos regularmente otorga a las organizaciones un control mucho más fuerte sobre la seguridad y el acceso a los documentos. Los confidenciales sólo pueden ponerse a disposición de las personas autorizadas para verlos, ya sea en contabilidad, recursos humanos o aquellos que son responsables de asuntos confidenciales. Al definir quién puede acceder a qué tipo de documentos, los sistemas de gestión de documentos evitan los problemas que surgen cuando dependen de una simple protección de contraseña de documento.
Diversos sistemas de Gestión de Documentos también facilitan la creación de bibliotecas de referencia para almacenar formularios y documentos básicos comúnmente utilizados: otro gran ahorro de tiempo.
Gestión de Documentos de clase empresarial para organizaciones de todos los tamaños
Los sistemas de Gestión de Documentos de clase empresarial suelen reunir todos los componentes siguientes; y Worldox los une con excepcional simplicidad, rendimiento y coherencia.
- Servicios de Biblioteca: herramientas para organizar, organizar y mejorar la forma de guardar, recuperar y catalogar archivos
- Soporte de Red: herramientas para ofrecerle a los usuarios un simple y unificado punto de acceso a todos sus datos, siempre y cuando existan en la red
- Seguridad de Documentos: un punto focal para controlar el acceso de usuarios y los permisos de documentos
- Recuperación de texto completo: un mecanismo de búsqueda basado en conceptos, no solo categorías, que ofrece a los usuarios un acceso amplio a sus documentos
- Visores de Documentos: herramientas para observar múltiples tipos de archivos, incluso cuando sus programas de origen no están instalados en el sistema local del cliente
- Archivado: herramientas para mover archivos antiguos o no utilizados a un almacenamiento de menor prioridad, al mismo tiempo que los mantiene accesibles cuando sea necesario
- Control de Versiones: herramientas para monitorear la evolución de un documento, y asegurar que la versión correcta está siendo utilizada y editada
- Historial del Documento: herramientas para auditar la historia de un documento: quién le cambió qué, y cuándo
- Control de Acceso: herramientas para ayudar a diversos autores a coordinar sus actividades en un solo documento